Consultant (m/w/d) Wechsel der Software zur Gebührenverrechnung

·       Start:              01.06.2025

·       Ende:              31.12.2026

·       Einsatzort:     Remote (90 %), München (10 %)

·       Stundensatz:   85 €

Leistungsbeschreibung

Ziel ist die Ablöse des bisherigen Tools zur Gebührenverrechnung (Invoice Analyzer) durch eine geeignete Nachfolgelösung. citeturn0file0

Leistungspaket A: Identifizieren und dokumentieren der Nachfolgelösung

1. Ideenfindung mit fachlicher, technischer und organisatorischer Analyse und Beschreibung/Dokumentation der funktionalen Leistungsanforderungen.

2. Erstellung einer funktionalen Leistungsanforderung, bestehender Dokumentationen (Leistungsschein Invoice Analyzer) und bestehender Produkt-/Toolbeschreibungen des bisherigen Lieferanten für die Nachfolgelösung zur Drittnutzergebührenverrechnung und Missbrauchsprüfung.

3. Aufnahme und Plausibilisierung weiterer Leistungsanforderungen durch Interviews der relevanten Wissensträger.

4. Abgleich mit bestehenden Forderungskatalogen. citeturn0file0

Leistungspaket B: Abgleich mit Markterkundung

1. Abgleich der Leistungsanforderung (vgl. Leistungspaket „A“) mit den zugelieferten Unterlagen der potenziellen Bieter/Lieferanten aus der abgeschlossenen Markterkundung in Q4/2024 – Q1/2025.

2. Ggfs. Klärung offener Fragen zu den angebotenen Deployment-Modellen mit den Teilnehmern der Markterkundung und den internen Leistungserbringern.

3. Erstellung eines Management Summary als Vorbereitung des LP „C“. citeturn0file0

Leistungspaket C: Erstellung einer Entscheidungsvorlage

1. Erstellung einer Entscheidungsvorlage im Template mit welcher Lösung der Proof-of-Concept/Technology durchgeführt wird.

2. Vorbereitung, Einladung, Durchführung (Moderation) sowie Zusammenfassung und Dokumentation der Beschlusslage des Entscheidungsgremiums.

3. Ggfs. Abarbeitung und Erledigung von Auflagen und Information des „Entscheidungsgremiums“ zu den Fortschritten. citeturn0file0

Leistungspaket D: Vorbereitung und Durchführung des Proof-of-Concept/Technology

1. Vorbereitung und Durchführung des Proof-of-Concept/Technology zur Präzisierung des Vergabegegenstandes inklusive Erstellung der funktionalen Leistungsbeschreibung.

2. Vorbereitung des Lösungskonzepts zur Durchführung eines PoC/PoT.

3. Validierung der Lösung im Kontext der funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen (z. B. Benutzerakzeptanz, Skalierbarkeit und Kompatibilität bzw. Interoperabilität).

4. Koordination aller erforderlicher Leistungserbringer im PoC, intern sowie extern. citeturn0file0

Leistungspaket E: Begleitung der öffentlichen Vergabe

1. Begleitung aller Aktivitäten in der öffentlichen Vergabe bis zur Zuschlagserteilung eines Lieferanten.

2. Erstellung des Anteils der für eine mögliche öffentliche Vergabe erforderlichen Dokumentation des Vergabegegenstandes (einleitender Vergabevermerk, Leistungsbeschreibung, weitere Vergabeunterlagen) nach Prüfung und Freigabe durch den Fachbereich.

3. Erstellung der Auftragswertschätzung (Entwurf) zum Bezugsvolumen für alle Phasen der Serviceentwicklung/-bereitstellung – Plan/Build/Run nach Prüfung und Freigabe durch den Fachbereich.

4. Begleitung der Angebotsprüfung und Auswertung.

5. Begleitung der Verifizierung des Anteils an der Teststellung im Verlauf der Vergabe.

6. Erstellung eines Bewertungsentwurfs der Wirtschaftlichkeit der Angebote mit anschließender Prüfung durch den Fachbereich. citeturn0file0

Leistungspaket F: Herstellen eines Prototyps

1. Herstellen des „Minimum Viable Product“ (MVP) – betriebsfähige Version (Prototyp) durch den Lieferanten unter Verantwortung des AN.

2. Erstellung eines Projektplans mit allen Phasen und Meilensteinen der Serviceentwicklung.

3. Begleitung der Beauftragung des Lieferanten mit der Liefer-/Leistungserbringung der Nachfolgelösung zur Drittnutzergebührenverrechnung/Missbrauchsprüfung inkl. Prototyping.

4. Projektmanagement aller Aktivitäten der beteiligten internen/externen Leistungserbringer. citeturn0file0

Leistungspaket G: Herstellen der Produktiv‑, Entwicklungs‑ und Testumgebung

1. Nach Abnahme der betreibbaren Version der Nachfolgelösung: Herstellen der Produktiv‑, Entwicklungs‑ und Testumgebung durch den Lieferanten unter Verantwortung des AN.

2. Erstellung des Konzepts zur Einführung der zukünftigen Lösung in den Regelbetrieb und in die Abläufe des Endkunden.

3. Erstellung der nutzerspezifischen Unterlagen/Dokumente zur Einweisung/Schulung der Anwender.

4. Begleitung der Beauftragung und Benennung geeigneter interner/externer Leistungserbringer zur Durchführung der Anwenderschulung.

5. Begleitung der Erstellung einer Handlungsanweisung als Vorgabedokument für die internen Leistungserbringer beim Process Engineering unter Berücksichtigung der definierten Kernprozesse (Prozesshandbuch) für den lfd. Betrieb und die Entstörung der zukünftigen Lösung. citeturn0file0

Leistungspaket H: Aktivitäten‑Management

1. Terminmanagement, Ergebnisdokumentation, Fortschreibung Vorhabenplanung, Qualitätssicherung von Unterlagen (Handlungsanweisung, Technical Support Manuals, Nutzeranleitungen), Stakeholdermanagement, Workshopvorbereitung/-unterstützung im Vorhabenkontext (Koordination der internen/externen Leistungserbringer bei der Umsetzung).

2. Erstellung und Abstimmung eines Maßnahmenplans für die Übergabe der neuen Lösung in die innerbetrieblichen Abläufe und produktiven Umgebungen.

3. Initiieren und Verfolgen aller Einzelaktivitäten zur erfolgreichen Überführung mittels geeigneter toolbasierter DV-Unterstützungsmittel.

4. Funktionale Abnahme und Bestätigung der Test- und Referenzumgebung (zur Durchführung des Release- und Changemanagements).

Leistungspaket I: Einführung und Nutzerschulung

1. Erstellung und Vermittlung von begleitenden Unterlagen zur Einführung und Nutzerschulung.

2. Fortschreibung des gültigen Fachkonzepts.

3. Erstellung aller Dokumente (Betriebshandbuch) für die Betriebsübergabe.

4. Einholung der Bestätigung und Dokumentation der erfolgreichen Übergabe aller Lösungsumgebungen (Produktion, Test‑ und Referenzumgebung) der aufnehmenden Abteilung und Nutzer. citeturn0file0

Leistungspaket J: Durchführung der Betriebsübergabe

1. Durchführung der Betriebsübergabe (Ready-for-Operation).

2. Verfolgung und Feststellung aller relevanten Aufgaben/Maßnahmen für die Erlangung des Meilensteins „ready-for-operation“ anhand bestehender Checklisten.

3. Aktualisierung der servicespezifischen Dokumentationen sowie ggf. deren Neuerstellung.

4. Inhaltliche Berücksichtigung der spezifischen Aspekte des Servicemanagements in allen betroffenen Dokumenten. citeturn0file0

Qualifikationsanforderungen

1. Sprachkenntnisse: Deutsch: Level C1 und Englisch: Level B1 (GER).

2. ITIL: ITIL Foundation V3 oder ITIL Expert–Zertifizierung (gültiges Zertifikat).

3. Projektmanagement: Zertifizierung ICB (IPMA) Level D oder gleichwertig (z. B. PMI CAPM, PRINCE2 Practitioner).

4. Klare und effektive Kommunikation: Regelmäßige Feedbackschleifen (Lebenslauf und Eigenerklärung). citeturn0file0

Erfahrungsanforderungen

1. Planung/Konzeptionierung sowie Leistungen in Bezug auf Desktop‑Services (inkl. Software‑Provisionierung und ‑Inventarisierung) (mind. 3 Jahre).

2. Erfahrungen in der Serviceentwicklung über alle Lifecycle‑Phasen hinweg – von der Idee zum Produkt/Service (mind. 2 Jahre).

3. Erfahrungen im schrittweisen Vorgehen bei der Auswahl von abzulösenden Produkten/Services (mind. 2 Jahre).

4. Erfahrungen im Validieren und Testen von Services (mind. 3 Jahre).

5. Erfahrungen in der Dokumentation von Services (mind. 2 Jahre).

6. Kenntnisse und Erfahrungen in den Grundlagen und der Begleitung von öffentlichen Vergaben nach der Vergabeverordnung (mind. 2 Jahre).

7. Vorhandensein der notwendigen Technologiekompetenz, um die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung zu erfüllen (mind. 2 Jahre).